La BEI traite les données à caractère personnel des personnes physiques conformément au règlement européen n° 2018/1725 relatif à la protection des personnes physiques (personnes concernées) à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données.
Est considéré(e) comme une personne concernée toute personne invitée à un événement (co-)organisé par la BEI, qui y participe ou y assiste ainsi que tout individu recevant des informations sur un futur événement (co-)organisé par la BEI. Est considéré(e) comme un événement (co-)organisé par le Groupe BEI toute conférence ou visite (de groupe) ou tout séminaire ou atelier se déroulant à l’intérieur ou à l'extérieur de la Banque.
Il existe deux types de traitement et de collecte des données, comme expliqué ci-dessous. Les personnes concernées sont invitées à consentir soit à l’un ou l’autre type de traitement et de collecte, soit aux deux.
- Traitement des données à caractère personnel aux fins d’inscription à un événement spécifique
En s’inscrivant à un événement spécifique, la personne concernée donne son accord au traitement et à la collecte de ses données personnelles à des fins professionnelles associées à cette manifestation. Ces données ne sont collectées que par des agents de la BEI dûment autorisés et elles sont intégrées dans la liste de diffusion qui sert à la gestion et à l’organisation de l’événement spécifique.
Les personnes concernées ont le droit :
- d’accéder à leurs données et, pour des motifs dûment justifiés,
- de demander leur modification ou leur suppression,
- de retirer à tout moment leur consentement au traitement de leurs données personnelles,
- de demander que leurs données soient utilisées de manière restrictive.
Dans le cas d’une manifestation organisée et financée conjointement avec une autre organisation, les données collectées ne seront pas partagées avec le ou les co-organisateurs de l’événement organisé conjointement.
- Traitement des données à caractère personnel dans une liste de diffusion aux fins d’inviter des personnes concernées à de futurs événements de la BEI
En cas de consentement, les données à caractère personnel collectées feront partie d’une liste de coordonnées (également appelée liste de diffusion) partagée en interne entre les services du Groupe BEI afin qu’ils puissent contacter les personnes concernées dans le cadre d’activités futures du Groupe.
Les données collectées et traitées à l’une ou l’autre fin ci-dessus sont conservées pendant un an.
- Traitement des données à caractère personnel si l'événement a lieu dans un pays hors Espace économique européen
En cas de consentement pour un événement spécifique organisé dans un pays non membre de l’EEE, les données à caractère personnel collectées peuvent être partagées avec les autorités du pays hôte ou le co-organisateur de l'événement afin de faciliter l’organisation de ce dernier.
Diffusion en direct sur le web, enregistrements audio et vidéo
Des photographies et (ou) des séquences audiovisuelles peuvent être prises et (ou) enregistrées ou diffusées en direct pendant certains événements de la BEI ou lors d’une partie de ces derniers. Des photos et des vidéos peuvent être publiées sur le site web et sur les pages des médias sociaux de la BEI, ainsi que sur les plateformes en ligne de l’organisation (partenaire). Des photos et des vidéos peuvent être reproduites dans différents médias, notamment dans les publications de la BEI, les réseaux sociaux et la presse, dans le cadre d’un événement spécifique ou à d’autres fins culturelles et institutionnelles, ainsi que pour des activités promotionnelles de la BEI. En participant à un événement (co-)organisé par la BEI, la personne concernée accepte la possibilité d’apparaître sur les photos et (ou) dans les vidéos publiées comme indiqué ci-dessus.
Les webinaires sont susceptibles de faire l’objet d’un enregistrement. Le cas échéant, l’enregistrement est conservé en ligne sur la plateforme Webex BEI tant que cela est jugé utile à des fins d’information générale et de formation du grand public.
En s’inscrivant et en se connectant à un webinaire, les participants donnent leur consentement pour ce qui suit : a) les informations à caractère personnel (données) des participants peuvent être entendues, vues, lues, collectées ou utilisées par la BEI en sa qualité d’organisateur et par les autres participants au webinaire ; b) toutes les communications ou informations transmises pendant le webinaire, comme les interventions vocales, les messages instantanés affichant le nom des intervenants ou les présentations, sont accessibles à l’auditoire du webinaire et également enregistrées à des fins de promotion et d’information ultérieures de la BEI ; c) la BEI peut utiliser ultérieurement les informations disponibles sur le webinaire telles que les listes des invités et des participants, les informations sur le thème du webinaire et son enregistrement. S’agissant de tous les éléments cités au point c) hormis l’enregistrement, les participants peuvent retirer leur consentement à tout moment, sans que cela n’affecte la légalité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait.
Données sensibles (dont régime alimentaire spécial, informations figurant sur le passeport, nationalité, hébergement, informations sur des vols)
Données sensibles qui ne sont utilisées qu’à des fins professionnelles et dans la mesure requise pour l’organisation et la gestion (conjointe) d'une manifestation.
Les données sensibles ne sont collectées que par des agents de la BEI dûment habilités. Les personnes concernées ont le droit :
- d’accéder à leurs données ;
- de demander leur modification ou leur suppression ;
- de retirer à tout moment leur consentement au traitement de leurs données personnelles, et
- de demander qu’elles soient utilisées de manière restrictive.
Les données sensibles sont conservées pendant la durée de l’événement et supprimées à son issue, conformément à l’article 10 du règlement 2018/1725 relatif aux données sensibles.
Informations supplémentaires et plaintes
Si la personne concernée refuse que ses données soient collectées et traitées ou si elle souhaite déposer plainte auprès du Contrôleur européen de la protection des données ou faire part de tout doute au chargé de la protection des données de la BEI, elle peut contacter ce dernier par courriel, à l’adresse suivante : DataProtectionOfficer@eib.org.